대구광역시의회 회의록 작성 실무에 관한 내규

제1조(목적) 이 내규는「지방자치법」제84조와 대구광역시의회 회의 규칙(이하 "회의 규칙"이라 한다)에 따른 회의록 작성 실무에 관한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(속기조의 편성) 속기조는 2인을 1조로 편성하여 동일한 사항을 동시에 기록한다. 다만, 부득이한 경우 1인을 1조로 편성할 수 있다.

제3조(속기시간) 회의의 속기시간은 한 조가 40분간 기록하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 회의상황에 따라 교대가 적절하지 아니할 경우에는 그 시간을 변경할 수 있다.

제4조(본회의 회의록의 작성) ① 개회식은 별지 제1호서식을 작성하여 첫 번째 속기조가 원고 전면에 첨부한다.

② 본회의 회의록은 별지 제2호서식을 작성하여 첫 번째 속기조가 원고전면에 첨부한다.

③ 일상적인 보고사항은 별도로 작성하고 줄을 바꾸어 "(유인물은 부록에 실음)"이라 표기한다.

④ 시간의 표기는 24시간제로 하고 다음 각 호의 시간을 회의록에 기재한다. 다만, 부의안건이 개의(계속개의) 시간 및 앞 부의안건과 상정시간의 차가 1분 미만인 때에는 상정시간의 기재를 생략한다.

1. 개의
2. 안건의 부의
3. 회의중지와 계속개의
4. 기록중지와 기록개시
5. 비공개회의의 개시와 종료
6. 투표의 개시와 종료
7. 산회
8. 기타 필요하다고 인정할 때

⑤ 발언자의 성명 또는 직명 앞에는 "○"표를 한다.

⑥ 부의안건을 달리하거나 계속 개의할 경우에는 사회자의 직위, 성명을 다시 표기한다.

⑦ 의장 외의 사회자의 표기는 다음 각호에 따른다.

1. 일상적인 사회교대는 "부의장 ○○○"으로 한다.
2. 의장이 직무대리로 지정한 부의장은 "의장대리 ○○○"으로 한다.
3. 의장, 부의장이 모두 사고가 있을 때 선거에 의한 의장직무대리는 "임시의장 ○○○"으로 한다.
4. 의장, 부의장의 선거를 행할 때 등 최다선 의원 중 최연장자의 의장대행은 "의장직무대행 ○○○"으로 한다.

⑧ 대구광역시의회 의원(이하 "의원"이라 한다)의 발언은 "○○○의원"으로, 위원회를 대표할 때에는 "□□위원장 ○○○"으로, 위원장직무대리로 지정된 의원은 "□□위원장대리 ○○○"으로 표기한다.

⑨ 의원이 동성동명일 때에는 성명 다음에 괄호를 하고 지역구명 또는 소속위원회 등으로 구별하여 다음 각 호와 같이 표기한다.

1. ○○○의원(지역구명)
2. ○○○의원(소속위원회)

⑩ 회의도중 사회자가 교대되면 줄을 바꾸어 "(○○○의장, ○○○부의장과 사회교대)"라 표기한다.

⑪ 발언도중 중복되는 어구는 그것이 강조하는 때를 제외하고는 번문하지 아니할 수 있다.

⑫ 확실한 사실(명사·숫자·법조문 등)을 잘못 발언한 내용은 발언의원 또는 다른 발언자의 발언을 통하여 정정하지 아니한 때에는 이를 정정하여 번문한다.

⑬ 속기는 지정된 좌석에서 하고 장내소란 등으로 발언을 듣지 못한 부분의 보완이 불가능한 때에는 "(청취불능)"이라 표기한다. 다만, 의사결정사항의 기록이 불가능한 때에는 "(청취불능)" 다음에 줄을 바꾸어 점선을 긋고 "(사회자에게 확인한 회의내용)"이라 표기한 후 당시의 사회자에게 회의경과 및 의사결정사항을 확인하여 기재할 수 있다.

⑭ 회의장에서 누구인지 알 수 없는 의원이 "이의없소" "좋습니다"등 간단한 발언을 하였을 때에는 줄을 바꾸어 "(「...」하는 의원 있음)"으로 표기한다.

⑮ 의원이 의장의 허가를 받지 아니한 발언이라도 의제와 관련이 있을 경우에는 줄을 바꾸어 네칸 띄어서 "(○○○○의원 의석에서, 단상(단하)에서, 등단(하단)하면서…)"으로 표기한다.

⑯ 안건이 부의될 때에는 의사일정의 항번호와 부의안건명을 쓰고 괄호안에 안건의 제출자를 표기한다. 다만, 의사일정에 없는 사항을 상정할 경우에는 그 부의안건에 새로운 번호를 부여하여 표기한다.

⑰ 비공개회의의 회의록 원고는 별도로 작성하여 보관한다.

⑱ 기명 또는 무기명투표를 할 때에는 투표의 개시·종료시간 및 투표결과를 기록하며 "(의사업무 담당부서장：의원성명 호명), (명패함 및 투표함 폐함), (명패함 및 투표함 개함)"등 투표과정을 표기한다.

⑲ 기립표결을 할 때에는 가부 등 표결과정을 기록하고 줄을 바꾸어 "(기립표결)"이라 표기한 후 표결결과를 기록한다.

⑳ 차트에 의한 설명이 있을 때에는 차트로서 회의록에 게재하되, 그 내용은 모두 기록한다. 다만, 차트로서 게재가 불가능할 때에는 그 내용을 번문하여 게재한다.

㉑ 의식이나 회의장의 분위기를 나타낼 필요가 있을 때에는 줄을 바꾸어 “(애국가 제창)”, “(묵념)”, “(웃음소리)”, “(박수)”, “(장내소란)”, “(퇴장)”, “(일동기립)” 등과 같이 표기한다.

㉒ 인용하는 부분은 따옴표(" ")안에 표기한다.

㉓ 속기조는 개의 10분 전까지 회의장에 입장하여 대기한다.

㉔ 회의가 중지된 다음 계속개의하지 아니하고 산회된 때에는 회의중지시간 다음 줄에 "(계속개의되지 않았음)"이라 표기한다.

㉕ 발언시간 초과로 마이크가 중단된 때에는 "(발언시간 초과로 마이크 중단)"이라 표기하며, 제한시간을 초과하여 발언한 내용은 점선을 긋고 "(마이크 중단 이후 계속 발언한 부분)"이라 표기하고, 줄을 바꾸어 기록한다.

㉖ 의장의 명에 의하여 속기를 중단하거나 계속할 때에는 줄을 바꾸어 "(○○시○○분 기록중지)", "(○○시○○분 기록개시)"라 표기한다.

㉗ 당일의 회의가 개의되지 아니하고 유회된 때에는 다음에 개의된 회의의 회의록 명칭 아래 별란에 "(○○○○년 ○○월 ○○일의 본회의는 사정에 의하여 개의되지 않았음)"이라 표기한다.

제5조(위원회 회의록의 작성) ① 위원회 회의록은 별지 제3호서식의 사항을 기재하여 해당 위원회 속기조의 선임 속기사가 원고 전면에 첨부한다.

② 해당 위원회 속기조의 선임 속기사는 출석자 명단을 원고 후면에 첨부한다.

③ 해당 위원회의 위원의 발언은 “○○○위원”으로 표기하고 해당 위원회의 위원이 아닌 의원 또는 해당 위원회의 위원이라도 의안의 제안자나 청원의 소개 등 의원의 자격으로 발언할 때에는 “○○○의원”으로 표기한다.

④ 타 위원회를 대표하여 발언할 때에는 “□□위원장 ○○○” 또는 “□□위원장대리 ○○○”으로 표기한다.

⑤ 발언허가를 얻지 아니한 발언이라도 의제와 직접 관련이 있는 발언은 모두 기록한다.

⑥ 소위원장이 발언할 때에는 소위원회 명칭을 생략하고 “소위원장 ○○○” 또는 “소위원장대리 ○○○”으로 표기한다.

⑦ 연락착오 등으로 인하여 개회된 이후에 기록을 개시하였을 때에는 개회시간과 기록개시 시간을 각각 표기한다.

⑧ 폐회중 개회한 위원회의 회기표기는 폐회전의 회기로 하고 위원회 담당속기사는 별지 제4호서식의 사항을 기재한다.

⑨ 위원회 회의록의 작성에 관하여 이 조에서 규정한 것 외에는 제4조의 규정을 준용한다.

제6조(감사·조사 회의록의 작성) ① 행정사무감사(이하“감사”라 한다) 회의록은 별지 제5호서식, 행정사무조사(이하 “조사”라 한다) 회의록은 별지 제6호서식에 따라 첫 번째 속기조가 원고 전면에 첨부한다.

② 감사 회의록은 감사위원회에 따라 피감사기관별, 일자별로 발간한다. 다만, 여러 기관을 동시에 감사한 경우와 당일의 감사가 자정을 경과하여 종료한 때에는 하나의 감사회의록으로 작성한다.

③ 동일한 피감사기관의 감사가 다음날에도 계속되면 피감사기관의 명칭 뒤에 “(계속)”이라 표기한다. 이 경우 첫째날의 회의록 끝에는 “(감사중지)”로, 다음날의 회의록 시작 부분에는 “(감사계속)”으로 표기한다.

④ 조사회의록의 작성 방법은 감사회의록의 작성 방법을 준용한다.

⑤ 감사·조사 회의록의 작성에 관하여 이 조에서 규정한 것 외에는 제4조 및 제5조의 규정을 준용한다.

제7조(용어의 표기) ① 회의록은 한글로 표기하고 고유명사, 동음이의어 및 한글로 표기하여 이해하기 어려운 용어는 괄호 안에 원어 또는 한자를 병기한다.

② 중요한 연설문 등은 원문대로 게재한다.

제8조(숫자 및 단위의 표기) ① 모든 숫자는 아라비아 숫자로 표기함을 원칙으로 하며, 만단위 이상은 “만·억·조”로 표기한다. 다만, 불확정 숫자로서 혼동의 우려가 있을 경우에는 한글로 표기한다.

② 각종 단위는 기호로 표기하되, 기호로 표기하여 이해하기 어려운 경우에는 한글로 표기한다.

③ 각종 영문의 약어는 영문자로 표기한다.

제9조(회의록 원고의 편집ㆍ교정) ① 회의록 원고는 해당 내용을 기록한 속기 담당자가 체제에 맞추어 편집·교정한다.

② 제1항에 따라 작성된 회의록 원고는 회의록의 정확성 제고를 위해 속기사 상호 간에 교환하여 교정한다.

제10조(회의록의 검토) 회의록은 발간 전에 편집 총괄 담당 속기사와 기록 담당 속기사가 최종 검토한다.

제11조(회의록의 발간 및 공표) ① 회의록은 전자회의록과 책자회의록으로 구분하여 발간한다.

② 회의록 공표는 속기·번문, 교정·편집 과정을 거쳐 전자회의록 시스템에 등록하고 회기별로 책자회의록을 작성·발간하여 공개함을 원칙으로 한다. 단, 의장단 선거, 긴급 현안 등의 의결을 위해 개회되거나 회의록 원고 분량이 적을 경우 다음 회기 회의록에 합하여 발간할 수 있다.

제12조(부록의 편집) 회의 규칙 제53조제3항 및 제4항에 의하여 발간하는 부록은 해당 내용을 기록한 속기사가 별지 제7호서식을 작성하여 이를 편집한다.

제13조(체제) ① 회의록은 A4 10포인트 횡조 2단으로 발간함을 원칙으로 한다. 다만, 필요한 경우 그 체제를 달리 할 수 있다.

② 발언자의 직명 및 성명은 10포인트 #태고딕체로 한다.

③ 의장(위원장)이 회의 규칙 제60조제1항 단서의 규정에 의하여 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분은 10포인트 #신명조체로 "－·－" 또는 "○○"으로 하며 산회시간 다음에 "(－·－ 또는 ○○부분은 회의 규칙 제60조제1항 단서의 규정에 의하여 게재하지 아니하기로 한 부분임)"이라 표기한다.

④ 보존회의록에는 배부회의록에 게재하지 아니하기로 한 부분을 게재하되 밑줄을 그어 표시하고 산회시간 다음에 "(밑줄 친 부분은 회의 규칙 제60조제1항 단서의 규정에 의하여 배부회의록에 게재하지 아니한 부분임)"이라 표기한다.

⑤ 발언시간 제한으로 발언을 마치지 못한 부분을 게재할 때에는 해당 의원의 발언이 중단된 다음에 점선을 긋고 #신명조체로 "(발언시간제한으로 발언을 마치지 못한 부분)"이라 표기하고 게재한다.

⑥ 안건, 심사보고서 등은 다음 각 호와 같이 게재한다.

1. 해당 회의록에 직접 게재할 때에는 제안설명 또는 심사보고 다음에 아래의 예와 같이 게재한다.

   예 : ................................................................................................... (점선)

         (참조)

         ○○조례 전부개정조례안 심사보고서

                                                                                    (○○위원회)

         ................................................................................................... (본문)

       ○○조례 전부개정조례안

                                                                                 (제안자)

        ................................................................................................... (본문)

2. 부록에 게재할 때에는 아래의 예와 같이 게재한다.

   예 : ................................................................................................... (점선)

         (참조)

         ○○조례 전부개정조례안 심사보고서

                                                                                    (○○위원회)

       ○○조례 전부개정조례안

                                                                                 (제안자)

                                                           (이상  ○○건은 부록에 실음) 

        ................................................................................................... (점선)

⑦ 참고문서 등은 해당 의원의 발언 다음, 회의록 말미 또는 부록에 게재한다.

⑧ 회의록에는 회기, 차수, 면을 매 면에 표기한다.

⑨ 연석회의의 회의록은 소관위원회의 회의록으로 발간하며, 별지 제8호서식을 작성하여 첫 번째 속기조가 원고 전면에 첨부한다.

제14조(목차·색인의 작성) ① 회의록의 목차 및 색인은 회기별로 작성함을 원칙으로 한다.

② 목차는 회기별 차수에 따라 부의(심사)된 안건순으로 작성하며 색인은 회의별 "가나다순" 및 "안건별순"으로 작성한다.

③ 회의록의 한 회기분이 제본할 수 없는 소량일 때에는 몇 회기분을 합하여 목차와 색인을 작성하고, 분할하여 제본할 때에는 매권에 수록된 부분만을 작성한다.

④ 목차와 색인에 있어서 연석회의의 경우는 소관위원회의 안건명 다음에 "(□□위원회와 연석회의)"라고 표기한다.

제15조(회의록의 전재·복제) ①회의록의 전재 및 복제신청서는 원본 또는 사본을 제출받아 보관한다.

②회의록을 발췌하여 복제하고자 할 때에는 다음 각호에 의한다.

1. 회의록 명칭 말미에 "발췌"라 표기한다.
2. 발췌하고자 하는 내용 외의 부분에 대하여는 "…(이 부분은 타의원의 발언 및 관련답변 내용이므로 생략한 부분임)…"이라 표기한다.

제16조(녹음) 본회의(위원회를 포함한다)의 녹음파일은 1년간 보존하되 의장이 장기간 보존할 필요가 있다고 결정한 때에는 2년마다 재복사하여 보존한다.

제17조(회의록 원고의 보존) 회의록 원고 파일은 1년간 보존한다.

제18조(관례적용) 이 내규에 정한 사항 외의 기타 사항은 관례에 따른다.

부 칙

이 내규는 2022년 1월 13일부터 시행한다.